Μεγάλου μεγέθους δεν είναι για όλους.
Τον τελευταίο χρόνο, εταιρείες κάθε είδους αναζητούν μια ισορροπία ανάμεσα στην παροχή στο προσωπικό τους της ελευθερίας και ευελιξίας που έχει καταστεί η νόρμα λόγω της πανδημίας Covid-19, και τη δυνατότητα συνεργασίας και χρήσης γραφείων από τις ομάδες. Για να επιτευχθεί αυτό, το γραφείο πρέπει να προσφέρει ένα εργασιακό περιβάλλον που παρέχει παραγωγικούς χώρους τους οποίους η απομακρυσμένη εργασία δεν παρέχει.
Ένας καίριος παράγοντας της επιχειρηματικής απόφασης για το μέλλον της εργασίας είναι τι να γίνει με τους χώρους συναντήσεων στο γραφείο. Από μικρούς χώρους έως αίθουσες συνεδριάσεων, υπάρχει η άμεση ανάγκη εξοπλισμού χώρων που επιτρέπουν τόσο τις εναλλακτικές συναντήσεις όσο και την απομακρυσμένη συνεργασία, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι οι απομακρυσμένοι συμμετέχοντες αισθάνονται ότι βλέπονται, ακούγονται και μπορούν να συμβάλουν δημιουργικά. Απαιτείται μια πλατφόρμα που να διευκολύνει την άψογη μετάβαση από την οθόνη του υπολογιστή στον μεγαλύτερο χώρο συνάντησης.
Η απλή απάντηση σε αυτές τις ανάγκες θα ήταν να επιλέξουμε ηχητικό και οπτικό εξοπλισμό που υποστηρίζεται από τεχνολογικές λύσεις και διαδικασίες, και να ενσωματώσουμε τις βασικές αρχές καλής σχεδίασης δωματίου για να διασφαλίσουμε την ευκολία χρήσης και λειτουργίας.
Ωστόσο, πολλές φορές, οι εταιρείες πέφτουν στην παγίδα να ξεκινήσουν από τις επιλογές εξοπλισμού και να προσπαθούν να εναρμονίσουν την τεχνολογία στους χώρους συναντήσεων, στον τύπο της εργασίας που γίνεται, ή συνηθέστερα και τα δύο. Αυτή η στρατηγική συνήθως οδηγεί σε μια κακή εμπειρία, καθώς κάθε χώρος έχει τα δικά του χαρακτηριστικά, ποιότητες και χρήσεις. Για να διασφαλιστεί βέλτιστη απόδοση, δεν υπάρχει μια παντοτινή λύση που θα λειτουργούσε για όλες τις αίθουσες συνεδρίασης σε μια οργάνωση.
Οι εταιρείες πρέπει αντ’ αυτού να επικεντρωθούν σε όσους χρησιμοποιούν το χώρο και σε αυτό για το οποίο προορίζεται κάθε χώρος εργασίας. Ίσως η πιο σημαντική αλλαγή νοοτροπίας είναι η ανάγκη να αναθεωρήσουμε θεμελιωδώς τον ρόλο των χώρων συναντήσεων. Με σχεδόν κάθε συνάντηση να έχει τουλάχιστον ένα απομακρυσμένο συμμετέχοντα, οι βιντεοσυναντήσεις έχουν γίνει το κεντρικό στοιχείο γύρω από το οποίο πρέπει να σχεδιαστεί ο υπόλοιπος χώρος. Οι βάσεις του παραδοσιακού σχεδιασμού συστημάτων βίντεο υπάρχουν ακόμα, αλλά τώρα είναι πιο σημαντικό για τους απομακρυσμένους συμμετέχοντες να βλέπουν και να ακούνε τι συμβαίνει στο δωμάτιο. Χαρακτηριστικά όπως η φωτιστική διάταξη και η ακουστική πρέπει να σχεδιαστούν με την οπτική γωνία των απομακρυσμένων χρηστών.
«Οι θεμελιώδεις αρχές πρέπει να είναι οι άνθρωποι, ο τόπος, η διαδικασία και η τεχνολογία θα καθορίσει τον εαυτό της», επιβεβαιώνει ο Andy Byett, Αρχιτέκτονας Συνεργασίας στη Resonate. «Παρατηρήσαμε ότι οι πελάτες συχνά επικεντρώνονται στις τελευταίες τεχνολογίες, αλλά πρέπει να αποστασιοποιηθούν και να σκεφτούν πώς να σχεδιάσουν τους χώρους για την καλύτερη απόδοση και εμπειρία για τους απομακρυσμένους συμμετέχοντες».
Στην Resonate, συνεργαζόμαστε με τους πελάτες μας για να αναγνωρίσουμε τους στόχους τους και να κατανοήσουμε τις ατομικές τους ανάγκες. Αναλύουμε τους χώρους που χρησιμοποιούν και, με βάση αυτό, παρέχουμε λύσεις για αίθουσες συνεδριάσεων που μπορούν να κλιμακωθούν, να πληρούν όλες τις απαιτήσεις και να προσφέρουν αφιερωμένη υποστήριξη διαχείρισης δωματίου, που βρίσκεται στον πυρήνα της επιχείρησής μας.
Η πραγματικότητα είναι ότι μια λύση δεν ταιριάζει για όλους. Οι υλοποιήσεις πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις συγκεκριμένες απαιτήσεις κάθε δωματίου για να διασφαλίσουν την ικανοποίηση των χρηστών. Εάν υποθέσουμε εσφαλμένες λύσεις, υπάρχει κίνδυνος να σπαταληθεί χρόνος και χρήματα για αποτυχημένες επενδύσεις, με αποτέλεσμα δυσλειτουργία σε όλο τον οργανισμό.
«Μου ζητήθηκε να υποστηρίξω έναν παγκόσμιο παραγωγό τροφίμων ο οποίος είχε αναστείλει την ανάπτυξη της παγκόσμιας υποδομής Microsoft Teams Rooms λόγω παραπόνων για την ποιότητα των δωματίων», προσθέτει ο Byett. «Συνειδητοποιήσαμε γρήγορα ότι το έργο επικεντρωνόταν αποκλειστικά στην τεχνολογία αυτή καθαυτή, χωρίς να λαμβάνονται υπόψη οι δυναμικές του χώρου ή πώς οι υπάλληλοι ήθελαν να τον χρησιμοποιήσουν. Συνεργαστήκαμε με τον πελάτη για να σχεδιάσουμε πρότυπα δωματίων, λαμβάνοντας υπόψη τους ανθρώπους, τον τόπο και την τεχνολογία, και βοηθήσαμε να παραδοθούν τα πρώτα 30 δωμάτια, με αποτέλεσμα να υπάρχουν λιγότερες παραπόνων και μεγαλύτερη χρήση των δωματίων. Η παγκόσμια υλοποίηση είναι τώρα πάλι σε καλό δρόμο».
Αυτή η ανατροπή της προσέγγισης υπογραμμίζει τη σημασία υιοθέτησης μιας στρατηγικής υλοποίησης Microsoft Teams Rooms που υπερβαίνει το απλό προσαρμοσμένο εγκατάστασης της τεχνολογίας σε χώρους χρηστών. Αντ’ αυτού, είναι απαραίτητο να παρέχεται τεχνολογία που ταιριάζει με τον τρόπο χρήσης των χώρων και τις προτιμήσεις των χρηστών.
Συχνές ερωτήσεις (FAQ) βασισμένες στα κύρια θέματα και πληροφορίες που παρουσιάζονται στο άρθρο:
1. Ποιες προκλήσεις αντιμετωπίζουν οι εταιρείες όσον αφορά τους χώρους γραφείων κατά τη διάρκεια της πανδημίας Covid-19;
– Οι εταιρείες αναζητούν μια ισορροπία ανάμεσα στην παροχή ελευθερίας και ευελιξίας στους απομακρυσμένους εργαζόμενους ενώ επιτρέπουν τη συνεργασία και τη χρήση του γραφείου από τις ομάδες.
2. Ποιοι είναι οι κύριοι παράγοντες της διαδικασίας λήψης αποφάσεων σχετικά με το μέλλον της εργασίας στο γραφείο;
– Ένας κύριος παράγοντας είναι τι να γίνει με τους χώρους συναντήσεων στο γραφείο. Είναι κρίσιμο να παρέχεται ένα ενδεδειγμένο εργασιακό περιβάλλον που παρέχει παραγωγικούς χώρους που δεν παρέχει η απομακρυσμένη εργασία.
3. Γιατί είναι σημαντικός ο σχεδιασμός των χώρων συναντήσεων στο πλαίσιο της απομακρυσμένης εργασίας;
– Προς το παρόν, είναι σημαντικό να επικεντρωθούμε στις βιντεοσυναντήσεις ως το κεντρικό στοιχείο γύρω από το οποίο πρέπει να σχεδιαστεί ο υπόλοιπος χώρος. Χαρακτηριστικά όπως η φωτιστική διάταξη και η ακουστική πρέπει να σχεδιαστούν από την οπτική γωνία των απομακρυσμένων χρηστών.
4. Ποιες είναι οι αρχές για τον σχεδιασμό των αιθουσών συνεδριάσεων;
– Οι θεμελιώδεις αρχές πρέπει να περιλαμβάνουν τους ανθρώπους, τον τόπο, τη διαδικασία και την τεχνολογία που θα καθοριστεί από μόνη της. Σημασία έχει να κατανοήσουμε τους στόχους και τις ατομικές ανάγκες των πελατών μας και να παρέχουμε λύσεις που τις ικανοποιούν.
5. Γιατί είναι σημαντικό να προσαρμόζονται οι τεχνολογικές λύσεις σε συγκεκριμένους χώρους;
– Κάθε χώρος έχει τα δικά του χαρακτηριστικά, ποιότητες και χρήσεις. Σωστές λύσεις πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις συγκεκριμένες απαιτήσεις κάθε χώρου για να διασφαλιστεί η ικανοποίηση των χρηστών.
6. Ποιοι κίνδυνοι σχετίζονται με την ανεπαρκή ταύτιση των τεχνολογικών λύσεων με τους χώρους;
– Οι ακατάλληλες λύσεις μπορούν να οδηγήσουν σε σπατάλη χρόνου και χρημάτων για αποτυχημένες επενδύσεις και δυσλειτουργία σε όλο τον οργανισμό.
7. Ποιος είναι ο ρόλος μιας στρατηγικής υλοποίησης Microsoft Teams Rooms;
– Είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη ο τρόπος χρήσης των χώρων και οι προτιμήσεις των χρηστών κατά την εφαρμογή μιας στρατηγικής υλοποίησης Microsoft Teams Rooms, αντί να επικεντρωθούμε απλώς στην εγκατάσταση της τεχνολογίας.
The source of the article is from the blog bitperfect.pe