Wielu młodych badaczy, takich jak Stephan Julia Moss, często wysyła e-maile po zmroku. Jednak nie wszyscy są tego świadomi, ponieważ korzystają z funkcji planowania wysyłki wiadomości e-mail, które umożliwiają wysłanie e-maila napisanego o 23:00, a dotarcie do odbiorcy następnego ranka. Dla Moss i wielu jej kolegów, którzy pracują po godzinach z powodu opieki nad dziećmi, ta funkcja jest bezcenna. “Biorąc pod uwagę wymagania stawiane wielu młodym profesorom, istnieją pewne godziny dnia, kiedy nie możemy odpowiadać na e-maile, podczas gdy nasi koledzy właśnie to robią” – mówi Moss.
W miarę jak granice między czasem pracy a czasem osobistym stają się coraz bardziej elastyczne, Moss jest jednym z wielu pracowników, którzy korzystają z rozwiązań, które pozwalają na elastyczne funkcjonowanie, jednocześnie szanując swój wolny czas i zachowując spójność w godzinach pracy. Chociaż najzagorzalsi zwolennicy opcji planowania wysyłki e-maila uznają, że nie jest to idealne rozwiązanie, uważają, że umożliwia ono różne godziny pracy bez narzucania ich innym. Ułatwia wykonanie zadań bez tworzenia dodatkowej pracy i umożliwia sprawdzenie ewentualnych błędów. Jednym z porad jest zaplanowanie dostarczenia wiadomości na kilka minut po pełnej godzinie, a nie o 8:00, aby odbiorca nie zauważył, że została ona wysłana o nietypowej porze.
Jest pewna przyjemność w posprzątaniu zagraconej poczty o poranku, a następnie otrzymaniu dobrze przygotowanych odpowiedzi od kolegów z pracy.
Według profesora London Business School Dana Cable’a, zwiększone zainteresowanie planowaniem wysyłki wiadomości e-mail wynika z pandemii COVID-19. Ludzie zaczęli pracować w nieregularnych godzinach z domu, ale wciąż chcieli zachować znaczenie ustalonych godzin pracy. Jest to zmiana w porównaniu do czasów sprzed 2020 roku. Przeprowadzone przez Cable’a badanie z 2009 roku wykazało, że więcej osób preferowało planowanie przyjęcia e-maili po godzinie 19:00 dla wrażenia pracy do późna, chociaż tak naprawdę tak nie było.
Nie wszyscy uważają, że ukrywanie godzin pracy to dobre rozwiązanie. Bonnie Dilber, lider rekrutacji w firmie Zapier, wciąż planuje przesyłać e-maile tak, aby dotarły do odbiorców po powrocie z urlopu lub zwolnienia chorobowego. Jednak zdecydowała ograniczyć używanie tej funkcji, ponieważ uważa, że tworzy ona fałszywy obraz tego, jak i kiedy pracujemy. “Zamiast ukrywać godziny pracy przed innymi, powinniśmy stworzyć normę niespodziewanej natychmiastowej odpowiedzi” – mówi. “Oznacza to szacunek dla faktu, że ludzie chcą pracować wtedy, gdy dla nich to ma sens i rozmawianie na ten temat.”
Według badania przeprowadzonego przez Eurofound w ubiegłym roku, ponad 80% pracowników otrzymuje wiadomości związane z pracą poza ustalonymi godzinami pracy, a zdecydowana większość na nie odpowiada. Matt Creagh, pracownik w dziale politycznym Trades Union Congress (TUC), uważa, że planowanie wysyłki e-maili może przeciwdziałać tej “intensyfikacji pracy”, zmniejszając liczbę wiadomości e-mail. Obawia się jednak, że może to zasłaniać szersze problemy związane z obciążeniem pracą. “Ludzie wciąż pracują w nocy”. Według Creagh’a pracodawcy powinni zadbać, aby zadania faktycznie dało się wykonać w ramach godzin pracy. Mogą również ograniczać oczekiwania dotyczące komunikacji poza godzinami pracy.
Niektóre firmy już podjęły działania w tej sprawie. W 2012 roku Volkswagen podobno podjął kroki, aby niektóre e-maile z godzin po pracy zostały zatrzymane na serwerach do następnego dnia. Ostatnio wprowadzone środki dotyczące prawa do odłączenia zachęcają do podobnych działań. Współpraca między związkami zawodowymi a pracodawcami we Francji w zakresie polityki ochrony wolnego czasu pracowników zaowocowała wdrożeniem harmonogramów w całej organizacji lub ostrzeżeń dotyczących e-maili po godzinach pracy.
Creagh podkreśla, że rozwiązania te nie powinny być “uniwersalnym zakazem”, ale powinny opierać się na trwających dyskusjach z pracownikami na temat ich potrzeb. Moss teraz dostrzega lepszą komunikację dotyczącą oczekiwań co do czasu odpowiedzi na e-maile wśród studentów, kolegów i kierowników, którzy są bardziej skłonni dostosować się do tych potrzeb. Planowanie wysyłki e-maili nie jest jedynym sposobem wsparcia w tym obszarze, ale pomaga. “Moje przyjaciółki i ja używamy tego nie tyle po to, aby tworzyć iluzje dotyczące godzin pracy, co po to, aby okazać szacunek ludziom, z którymi współpracujemy” – mówi Moss.
SEKCJA FAQ oparta na głównych tematach i informacjach przedstawionych w artykule:
1. Czym jest funkcja planowania wysyłki wiadomości e-mail?
Funkcja planowania wysyłki wiadomości e-mail umożliwia zaplanowanie wysłania wiadomości w określonym przyszłym czasie.
2. Dlaczego wielu ludzi korzysta z funkcji planowania wysyłki wiadomości e-mail?
Wielu ludzi korzysta z funkcji planowania wysyłki wiadomości e-mail, ponieważ umożliwia to pracę w nietypowych godzinach, jednocześnie zapewniając spójność w godzinach pracy i szanując czas wolny.
3. Jakie są korzyści z korzystania z planowania wysyłki e-maili?
Korzyści z korzystania z planowania wysyłki e-maili obejmują możliwość wykonania zadań bez tworzenia dodatkowej pracy, umożliwienie zróżnicowanych godzin pracy i uniknięcie kreowania fałszywego obrazu godzin pracy poprzez ukrywanie czasu wysłania wiadomości.
4. Dlaczego ludzie potrzebują opcji planowania w pracy zdalnej?
Podczas pracy zdalnej wielu ludzi pracuje w nietypowych godzinach, ale wciąż chce zachować znaczenie ustalonych godzin pracy. Opcja planowania wysyłki e-maili umożliwia elastyczne funkcjonowanie, jednocześnie chroniąc czas pracowników i szanując ich czas wolny.
5. Dlaczego niektórzy uważają, że ukrywanie godzin pracy to zły pomysł?
Niektórzy uważają, że ukrywanie godzin pracy poprzez korzystanie z planowania wysyłki e-maili tworzy fałszywy obraz tego, jak i kiedy pracujemy. Zamiast ukrywać godziny pracy, powinniśmy stworzyć normę niespodziewanej natychmiastowej odpowiedzi i otwartą komunikację na temat preferowanych godzin pracy.
6. Jakie są obawy związane z intensyfikacją pracy poza godzinami pracy?
Badanie Eurofound wykazało, że ponad 80% pracowników otrzymuje wiadomości związane z pracą poza ustalonymi godzinami pracy, a większość z nich na nie odpowiada. Obawy dotyczą nierównowagi między pracą a życiem prywatnym oraz większych problemów związanych z nadmiernym obciążeniem pracą poza standardowymi godzinami pracy.
7. Jakie działania podjęły niektóre firmy, aby ograniczyć komunikację po godzinach pracy?
Niektóre firmy podjęły działania w celu ograniczenia komunikacji po godzinach pracy, na przykład poprzez przechowywanie wiadomości e-mail po godzinach pracy na serwerach do następnego dnia. Ostatnio wprowadzone przepisy dotyczące prawa do odłączenia zachęcają również do podobnych działań.
8. Jaka jest rola komunikacji i dyskusji z pracownikami w kontekście planowania wysyłki wiadomości?
Rozwiązania związane z planowaniem wysyłki wiadomości powinny opierać się na trwających dyskusjach z pracownikami dotyczących ich potrzeb, a nie być uniwersalnym zakazem. Poprawiona komunikacja i wzajemny szacunek między pracownikami a kierownikami dotyczący oczekiwań co do czasu odpowiedzi na e-maile
The source of the article is from the blog enp.gr