Roman GłogulskiMuitos jovens pesquisadores, como Stephan Julia Moss, costumam enviar e-mails após o anoitecer. No entanto, nem todos estão cientes disso porque utilizam a opção de agendamento de e-mails, que permite que os e-mails escritos às 23h cheguem na manhã seguinte. Para Moss e muitos de seus colegas que trabalham após o expediente devido às necessidades de cuidados com os filhos, essa funcionalidade é inestimável. “Considerando as demandas impostas a muitos jovens professores, há certos momentos do dia em que não podemos responder aos e-mails enquanto nossos colegas estão fazendo exatamente isso,” diz Moss.
Conforme os limites entre o horário de trabalho e o horário pessoal se tornam mais flexíveis, Moss é uma entre muitos funcionários que estão buscando soluções que permitam um funcionamento flexível, respeitando seu tempo livre e mantendo a consistência no horário de trabalho. Embora os defensores mais resolutos das opções de agendamento de e-mail reconheçam que não é uma solução perfeita, eles acreditam que ela permite horários de trabalho variados sem impô-los aos outros. Ela facilita a conclusão de tarefas sem criar trabalho adicional e permite a revisão de erros. Um conselho é agendar a entrega do e-mail alguns minutos após a hora, em vez de às 8h, para que o destinatário não perceba que foi enviado em um horário convencional.
Existe uma certa satisfação em arrumar uma caixa de entrada bagunçada à noite e então receber respostas bem preparadas dos colegas no dia seguinte.
De acordo com a professora da London Business School, Dana Cable, o aumento do interesse pelo agendamento de e-mails é decorrente da pandemia de COVID-19. As pessoas começaram a trabalhar em horários irregulares de casa, mas ainda desejavam manter a importância do horário de trabalho estabelecido. Isso representa uma mudança em relação aos tempos pré-2020. Um estudo realizado por Cable em 2009 descobriu que mais pessoas preferiam agendar os e-mails para chegarem após as 19h para dar a impressão de que estavam trabalhando até tarde, mesmo que não estivessem.
Não todos acreditam que esconder o horário de trabalho é uma boa solução. Bonnie Dilber, líder de recrutamento na Zapier, ainda agenda e-mails para chegarem quando os colegas retornam de férias ou licença médica. No entanto, ela decidiu limitar o uso dessa funcionalidade porque acredita que ela cria uma imagem falsa de como e quando trabalhamos. “Em vez de esconder o horário de trabalho dos outros, devemos criar uma norma de resposta imediata inesperada,” diz ela. “Isso significa respeitar o fato de que as pessoas querem trabalhar quando faz sentido para elas e ter conversas sobre isso.”
De acordo com um estudo da Eurofound do ano passado, mais de 80% dos funcionários recebem mensagens relacionadas ao trabalho fora do horário de trabalho estabelecido, e a grande maioria responde a essas mensagens. Matt Creagh, um trabalhador do departamento político do Trades Union Congress (TUC), acredita que o agendamento pode contrabalançar essa “intensificação do trabalho” ao reduzir o número de e-mails. No entanto, ele está preocupado que isso possa mascarar questões mais amplas relacionadas à carga de trabalho. “As pessoas ainda estão trabalhando à noite.” Segundo Creagh, os empregadores devem garantir que as tarefas possam realmente ser concluídas dentro do horário de trabalho. Eles também podem limitar as expectativas de comunicação após o expediente.
Algumas empresas já tomaram medidas sobre essa questão. Em 2012, a Volkswagen adotou medidas para que alguns e-mails após o expediente fossem mantidos nos servidores até o dia seguinte. Medidas recentemente implementadas em relação ao direito à desconexão incentivam ações similares. O trabalho colaborativo entre sindicatos e empregadores na França em políticas para proteger o tempo livre dos funcionários resultou na implementação de agendamento em toda a organização ou em alertas sobre e-mails após o expediente.
Creagh enfatiza que essas soluções não devem ser uma “proibição universal”, mas devem ser baseadas em discussões contínuas com os funcionários sobre suas necessidades. Moss agora vê uma comunicação melhor em relação às expectativas de tempo de resposta aos e-mails entre estudantes, colegas e gerentes que estão mais dispostos a acomodar essas necessidades. O agendamento não é a única maneira de oferecer suporte nessa área, mas ajuda. “Meus amigos e eu o utilizamos não tanto para criar ilusões sobre o horário de trabalho, mas para respeitar as pessoas com as quais colaboramos,” diz Moss.
