Roman GłogulskiMuitos jovens pesquisadores, como Stephan Julia Moss, frequentemente enviam emails após o anoitecer. No entanto, nem todos estão cientes disso porque utilizam a função de agendamento de emails, que permite que os emails escritos às 23h cheguem no dia seguinte pela manhã. Para Moss e muitos de seus colegas que trabalham após o expediente devido às necessidades de cuidado infantil, essa funcionalidade é inestimável. “Considerando as demandas impostas a muitos jovens professores, existem certos momentos do dia em que não podemos responder aos emails enquanto nossos colegas estão fazendo exatamente isso”, diz Moss.
À medida que os limites entre o horário de trabalho e o tempo pessoal se tornam mais flexíveis, Moss é uma entre muitos funcionários que adotam soluções que permitem um funcionamento flexível, respeitando seu tempo livre e mantendo a consistência nas horas de trabalho. Embora os defensores mais fervorosos das opções de agendamento de emails reconheçam que não é uma solução perfeita, eles acreditam que ela permite horários de trabalho variados sem impô-los aos outros. Facilita o cumprimento de tarefas sem gerar trabalho adicional e permite a revisão de erros. Uma dica é agendar a entrega do email alguns minutos após a hora, em vez de às 8h, para que o destinatário não perceba que foi enviado em um horário não convencional.
Existe uma certa satisfação em arrumar uma caixa de entrada bagunçada à noite e, em seguida, receber respostas bem preparadas dos colegas no dia seguinte.
De acordo com a professora da London Business School, Dana Cable, o aumento do interesse no agendamento de emails se deve à pandemia de COVID-19. As pessoas começaram a trabalhar em horários irregulares de casa, mas ainda queriam manter a importância das horas de trabalho estabelecidas. Isso representa uma mudança em relação aos tempos anteriores a 2020. Um estudo realizado por Cable em 2009 descobriu que mais pessoas preferiam agendar emails para chegar após as 19h para dar a impressão de que estavam trabalhando até tarde, mesmo que não estivessem.
Não todos acreditam que esconder as horas de trabalho seja uma boa solução. Bonnie Dilber, líder de recrutamento na Zapier, ainda agenda emails para chegarem quando os colegas voltam de férias ou licença médica. No entanto, ela decidiu limitar o uso dessa funcionalidade porque acredita que isso cria uma imagem falsa de como e quando trabalhamos. “Em vez de esconder as horas de trabalho dos outros, devemos criar uma norma de resposta imediata inesperada”, diz ela. “Isso significa respeitar o fato de que as pessoas querem trabalhar quando faz sentido para elas e ter conversas a esse respeito”.
De acordo com um estudo da Eurofound do ano passado, mais de 80% dos funcionários recebem mensagens relacionadas ao trabalho fora de seu horário de trabalho estabelecido, e a grande maioria responde a elas. Matt Creagh, um trabalhador do departamento político do Trades Union Congress (TUC), acredita que o agendamento pode combater essa “intensificação do trabalho” reduzindo o número de emails. No entanto, ele está preocupado que isso possa encobrir questões mais amplas relacionadas à carga de trabalho. “As pessoas ainda estão trabalhando à noite.” De acordo com Creagh, os empregadores devem garantir que as tarefas possam ser realmente realizadas dentro do horário de trabalho. Eles também podem limitar as expectativas de comunicação após o expediente.
Algumas empresas já tomaram medidas sobre essa questão. Em 2012, a Volkswagen teria tomado medidas para que alguns emails enviados fora do expediente fossem retidos nos servidores até o dia seguinte. Medidas recentemente introduzidas relacionadas ao direito à desconexão encorajam ações similares. O trabalho colaborativo entre sindicatos e empregadores na França para elaborar políticas de proteção ao tempo livre dos funcionários resultou na implementação de agendamentos em toda a organização ou avisos sobre emails fora do expediente.
Creagh enfatiza que essas soluções não devem ser uma “proibição universal”, mas devem ser baseadas em discussões contínuas com os funcionários sobre suas necessidades. Moss agora vê uma melhor comunicação em relação às expectativas de tempo de resposta de emails entre estudantes, colegas e gerentes que estão mais dispostos a acomodar essas necessidades. O agendamento não é a única maneira de proporcionar suporte nessa área, mas ajuda. “Meus amigos e eu o usamos não tanto para criar ilusões sobre as horas de trabalho, mas para respeitar as pessoas com quem colaboramos”, diz Moss.
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