Roman Głogulski多くの若手研究者、ステファン・ジュリア・モスのように、よく夜遅くにメールを送信しています。しかし、彼らがメールスケジュール機能を使用しているため、それに気づかない人もいます。この機能では、夜11時に書かれたメールが翌朝到着することができます。保育の必要性から仕事後の時間に働くモスさんや彼女の同僚の多くにとって、この機能は非常に貴重です。「多くの若手教授に課せられる要求を考慮すると、私たちがメールに返信できない時間帯がある一方で、同僚たちはそれを行うことができます」とモスさんは言います。
仕事の時間と個人の時間の境界がより柔軟になるにつれて、モスさんは自由な時間を尊重しながら柔軟な働き方を実現するための解決策を採用している多くの従業員の一人です。メールスケジュールオプションの最も熱心な提唱者たちは、それが完璧な解決策ではないと認識していますが、他の人にそれを強制することなく、さまざまな働き方を実現することができると信じています。それによってタスクの完了が容易になり、様々なエラーを確認することができます。ひとつのアドバイスとして、8時に送信するのではなく、1時間のちにメールの配信をスケジュールすることで、受信者が非常識な時間に送信されたことに気づかないようにすることができます。
夕方にメールの整理をして、翌日に同僚からよく準備された返信を受け取るというのは、ある種の喜びがあります。
ロンドン・ビジネススクールのダナ・ケーブル教授によると、メールスケジュールへの関心の増加はCOVID-19パンデミックが原因です。人々は自宅での不規則な時間で働き始めましたが、確立された仕事の重要性を維持したかったのです。これは2020年以前と比べての変化です。ケーブル教授が2009年に実施した調査では、メールを午後7時以降に配信することで遅くまで働いている印象を与えようとする人が増えていることが分かりました。
働き時間を隠すことは良い解決策とは考えない人もいます。Zapierの採用リーダーであるボニー・ディルバーさんは、まだ休暇や病気休暇から同僚が戻ってくる時にメールを配信するようスケジュールしています。しかしながら、彼女はこの機能の使用を制限することに決めました。なぜなら、それがどう働き、いつ働くかという虚偽のイメージを作り出すと考えるからです。「他の人から働き時間を隠す代わりに、私たちは予期しない即時の対応を尊重すべきです」と彼女は言います。「これは、人々が自分にとって理にかなった時に働きたいと思っていることを尊重し、そのことについての会話をすることを意味します。」
昨年のユーロファウンドの調査によると、80％以上の従業員が所定の勤務時間外に業務関連のメッセージを受け取り、その大部分がそれに対応しています。トレードユニオンコングレス（TUC）の政治部門で働くマット・クリーグさんは、スケジュール設定がこの「仕事の集中化」に対抗することができると考えていますが、それがワークロードに関連する広範な問題を隠蔽する可能性があると懸念しています。「人々はまだ夜中に働いています」とクリーグさんは言います。クリーグさんによれば、雇用主は仕事を所定の勤務時間内で実際に達成できるようにするべきです。また、勤務時間外のコミュニケーションに対する期待を制限することもできます。
一部の企業は既にこの問題に取り組んでいます。2012年にフォルクスワーゲンは、一部の夜間メールを翌日までサーバー上に保留するように手続きを講じたと報道されています。最近導入された「切断の権利」に関する規定も同様の措置を奨励しています。フランスの労働組合と雇用主の共同作業によって従業員の自由な時間を保護するための政策の実施が行われています。
クリーグさんは、これらの解決策は「普遍的な禁止」としてではなく、従業員との持続的なディスカッションに基づいているべきだと強調しています。モスさんは今や、学生や同僚、上司とのメールの返信時間の期待に関する改善されたコミュニケーションを見ています。スケジュールはこの分野でのサポート手段の唯一の方法ではありませんが、役立っています。「私たちの友人たちと私は、働き時間についての幻想を作り出すためではなく、共同作業する人々を尊重するためにそれを使用しています」とモスさんは言います。
FAQセクション
1. メールスケジュール機能とは何ですか？
メールスケジュール機能は、将来の特定の時間にメールを送信する計画を立てることができる機能です。
2. なぜ多くの人々がメールスケジュールオプションを使用するのですか？
多くの人々がメールスケジュールオプションを使用する理由は、柔軟な働き方を実現しながら、働き時間の一貫性を保ち、自由な時間を尊重することができるからです。
3. メールスケジュールを利用することの利点は何ですか？
メールスケジュールを利用することの利点には、追加の作業を作らずにタスクを完了させることができる、さまざまな働き時間を可能にすることができる、送信時刻を隠すことで働き時間の虚偽のイメージを作り出さないことなどがあります。
4. リモートワークの中でなぜスケジュールオプションが必要なのですか？
リモートワークでは、多くの人々が非標準の時間で働きながらも、確立された働き時間の重要性を維持したいと考えています。メールスケジュールオプションを使用することで、柔軟な働き方を実現し、従業員の時間を保護し、自由な時間を尊重することができます。
5. 働き時間を隠すことは悪いアイデアだと考える人々はなぜですか？
働き時間をメールスケジュールを使って隠すことは、どう働き、いつ働くかという虚偽のイメージを作り出すと考える人もいます。働き時間を隠す代わりに、予期しない即時の対応と好みの働き時間についてのオープンなコミュニケーションを作り出すべきだという考えです。
6. 勤務時間外の仕事の集中化に関連する懸念事項は何ですか？
ユーロファウンドの調査によると、80％以上の従業員が所定の勤務時間外に業務関連のメッセージを受け取り、その大部分がそれに対応しています。懸念事項は、仕事と私生活のバランスの不均衡や、標準的な勤務時間を超えるワークロードについての大きな問題です。
7. 勤務時間後のコミュニケーションを制限するために一部の企業が取った行動は何ですか？
一部の企業は、勤務時間後のコミュニケーションを制限するために、夜間のメールを翌日までサーバー上に保留するなどの措置を講じています。最近導入された「切断の権利」に関する規定も同様の措置を奨励しています。
8. スケジュールに関連して従業員とのコミュニケーションと話し合いの重要性は何ですか？
スケジュールに関連する解決策は、「普遍的な禁止」ではなく、従業員との持続的なディスカッションの結果であるべきです。従業員と管理者との間の改善されたコミュニケーションと相互の尊重を通じて、メールの返信時間に関する期待について話し合うことが重要です。
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