Molti giovani ricercatori, come Stephan Julia Moss, inviano spesso e-mail dopo il tramonto. Tuttavia, non tutti sono a conoscenza di ciò perché utilizzano la funzione di pianificazione dell’e-mail, che consente alle e-mail scritte alle 23:00 di arrivare la mattina successiva. Per Moss e molti suoi colleghi che lavorano dopo gli orari a causa delle esigenze di assistenza ai figli, questa funzione è preziosa. “Considerando le richieste che vengono fatte a molti giovani professori, ci sono determinati momenti della giornata in cui non possiamo rispondere alle e-mail quando i nostri colleghi lo fanno”, afferma Moss.
Mentre i confini tra l’orario di lavoro e il tempo personale diventano sempre più flessibili, Moss è uno dei molti dipendenti che adottano soluzioni che consentono un funzionamento flessibile pur rispettando il proprio tempo libero e mantenendo la coerenza negli orari di lavoro. Mentre i più accaniti sostenitori delle opzioni di pianificazione delle e-mail riconoscono che non è una soluzione perfetta, ritengono che permetta di avere orari di lavoro diversificati senza imporli agli altri. Favorisce il completamento dei compiti senza creare lavoro aggiuntivo e consente di verificare eventuali errori. Un suggerimento è pianificare la consegna dell’e-mail qualche minuto dopo l’ora, anziché alle 8 del mattino, in modo che il destinatario non si accorga che è stata inviata in un momento non convenzionale.
C’è una certa gioia nel sistemare una casella di posta elettronica disordinata la sera e poi ricevere risposte ben preparate dai colleghi il giorno seguente.
Secondo la professoressa Dana Cable della London Business School, l’aumentato interesse per la pianificazione delle e-mail deriva dalla pandemia COVID-19. Le persone hanno iniziato a lavorare in orari irregolari da casa, ma volevano comunque mantenere l’importanza degli orari di lavoro stabiliti. Questo rappresenta uno spostamento rispetto ai tempi precedenti al 2020. Uno studio condotto da Cable nel 2009 ha constatato che molte persone preferivano programmare l’invio delle e-mail dopo le 19:00 per dare l’impressione di lavorare fino a tardi, anche se non lo erano.
Non tutti credono che nascondere gli orari di lavoro sia una buona soluzione. Bonnie Dilber, una responsabile del reclutamento presso Zapier, pianifica ancora l’invio delle e-mail quando i colleghi tornano dalle vacanze o dagli ammalati. Tuttavia, ha deciso di limitare l’uso di questa funzione perché crede che crei un’immagine falsa di come e quando lavoriamo. “Invece di nascondere gli orari di lavoro agli altri, dovremmo creare una norma di risposta immediata inaspettata”, dice. “Questo significa rispettare il fatto che le persone vogliono lavorare quando ha senso per loro e discutere apertamente di questo.”
Secondo uno studio di Eurofound dell’anno scorso, oltre l’80% dei dipendenti riceve messaggi di lavoro al di fuori degli orari di lavoro stabiliti e la maggior parte risponde. Matt Creagh, un lavoratore nel dipartimento politico del Trades Union Congress (TUC), ritiene che la pianificazione possa contrastare questa “intensificazione del lavoro” riducendo il numero di e-mail. Tuttavia, è preoccupato che possa nascondere questioni più ampie legate al carico di lavoro. “Le persone stanno ancora lavorando di notte.” Secondo Creagh, i datori di lavoro dovrebbero assicurarsi che i compiti possano effettivamente essere completati entro l’orario di lavoro. Possono anche limitare le aspettative di comunicazione al di fuori dell’orario prestabilito.
Alcune aziende hanno già preso provvedimenti su questa questione. Nel 2012, Volkswagen avrebbe preso provvedimenti per far sì che alcune e-mail inviate dopo l’orario di lavoro fossero trattenute sui server fino al giorno successivo. Le misure recentemente introdotte riguardo al diritto alla disconnessione incoraggiano azioni simili. La collaborazione tra sindacati e datori di lavoro in Francia su politiche per proteggere il tempo libero dei dipendenti ha portato all’implementazione di pianificazioni aziendali o all’avviso di e-mail dopo l’orario di lavoro.
Creagh sottolinea che queste soluzioni non dovrebbero essere un “divieto universale” ma dovrebbero essere basate su discussioni continue con i dipendenti per comprendere le loro esigenze. Moss ora nota una comunicazione migliore riguardo alle aspettative per i tempi di risposta alle e-mail tra studenti, colleghi e responsabili più disposti a soddisfare queste esigenze. La pianificazione non è l’unico modo per offrire supporto in questo ambito, ma aiuta. “I miei amici ed io lo usiamo non tanto per creare illusioni sugli orari di lavoro, ma per rispettare le persone con cui collaboriamo”, afferma Moss.
Sezione FAQ basata sui principali argomenti e informazioni presentate nell’articolo:
1. Cos’è la funzione di pianificazione dell’e-mail?
La funzione di pianificazione dell’e-mail consente di pianificare l’invio di un messaggio in un momento futuro specifico.
2. Perché molte persone utilizzano l’opzione di pianificazione delle e-mail?
Molte persone utilizzano l’opzione di pianificazione dell’e-mail perché consente di lavorare in orari non convenzionali pur mantenendo la coerenza negli orari di lavoro e rispettando il tempo libero.
3. Quali sono i vantaggi dell’utilizzo della pianificazione delle e-mail?
I vantaggi dell’utilizzo della pianificazione delle e-mail includono la possibilità di completare i compiti senza creare lavoro aggiuntivo, consentendo orari di lavoro diversificati e evitando di creare un’immagine falsa del tempo di lavoro nascondendo l’ora di invio del messaggio.
4. Perché le persone hanno bisogno di opzioni di pianificazione nel lavoro a distanza?
Durante il lavoro a distanza, molte persone lavorano in orari non convenzionali ma vogliono comunque mantenere la significatività degli orari di lavoro stabiliti. L’opzione di pianificazione dell’e-mail consente un funzionamento flessibile proteggendo il tempo dei dipendenti e rispettando il loro tempo libero.
5. Perché alcune persone ritengono che nascondere gli orari di lavoro sia una cattiva idea?
Alcune persone ritengono che nascondere gli orari di lavoro utilizzando la pianificazione delle e-mail crei un’immagine falsa di come e quando lavoriamo. Invece di nascondere gli orari di lavoro, dovremmo creare una norma di risposta immediata inaspettata e aprire la comunicazione sugli orari di lavoro preferiti.
6. Quali sono le preoccupazioni legate all’intensificazione del lavoro al di fuori dell’orario di lavoro?
Lo studio di Eurofound ha mostrato che oltre l’80% dei dipendenti riceve messaggi di lavoro al di fuori degli orari di lavoro stabiliti, e la maggior parte di loro risponde. Le preoccupazioni ruotano attorno allo squilibrio tra lavoro e vita personale e alle questioni più ampie legate al carico di lavoro che si estende oltre l’orario di lavoro standard.
7. Quali azioni hanno intrapreso alcune aziende per limitare la comunicazione dopo l’orario di lavoro?
Alcune aziende hanno intrapreso azioni per limitare la comunicazione dopo l’orario di lavoro, come trattenere le e-mail dopo l’orario di lavoro sui server fino al giorno successivo. Le norme recentemente introdotte riguardo al diritto alla disconnessione incoraggiano azioni simili.
8. Qual è l’importanza della comunicazione e delle discussioni con i dipendenti nel contesto della pianificazione?
Le soluzioni legate alla pianificazione non dovrebbero essere un divieto universale, ma dovrebbero essere il risultato di discussioni continue con i dipendenti sulle loro esigenze. Una comunicazione migliorata e un reciproco rispetto tra dipendenti e responsabili per quanto riguarda le aspettative per i tempi di risposta alle e-mail.
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