Molti giovani ricercatori, come Stephan Julia Moss, spesso inviano email dopo il tramonto. Tuttavia, non tutti ne sono consapevoli perché utilizzano la funzione di programmazione degli email, che consente alle email scritte alle 23:00 di arrivare la mattina successiva. Per Moss e molti dei suoi colleghi che lavorano dopo l’orario di lavoro a causa delle esigenze legate all’assistenza ai figli, questa funzione è preziosa. “Considerando le richieste che molti giovani professori devono affrontare, ci sono momenti della giornata in cui non possiamo rispondere alle email quando i nostri colleghi lo fanno”, afferma Moss.
Man mano che i confini tra l’orario di lavoro e il tempo personale diventano sempre più flessibili, Moss è solo uno dei molti dipendenti che utilizzano soluzioni che consentono una flessibilità nell’ambito lavorativo nel rispetto del proprio tempo libero e mantenendo una coerenza negli orari di lavoro. Mentre i sostenitori più accaniti delle opzioni di programmazione degli email riconoscono che non è una soluzione perfetta, ritengono che permetta di avere orari di lavoro diversificati senza imporli agli altri. Agevola il completamento delle attività senza creare lavoro aggiuntivo e consente di rivedere eventuali errori. Un consiglio è di programmare la consegna dell’email alcuni minuti dopo l’ora, anziché alle 8 del mattino, in modo che il destinatario non si accorga che è stata inviata in un momento non convenzionale.
C’è una certa soddisfazione nell’eliminare una casella di posta ingombra la sera e ricevere le risposte ben preparate dei colleghi il giorno successivo.
Secondo Dana Cable, professore presso la London Business School, l’aumentato interesse per le opzioni di programmazione degli email deriva dalla pandemia COVID-19. Le persone hanno iniziato a lavorare in orari irregolari da casa, ma volevano comunque mantenere l’importanza degli orari di lavoro stabiliti. Questo rappresenta un cambiamento rispetto al periodo precedente al 2020. Uno studio condotto da Cable nel 2009 ha rilevato che molte persone preferivano programmare l’arrivo delle email dopo le 19:00 per dare l’impressione di lavorare fino a tardi, anche se non lo erano.
Non tutti credono che nascondere gli orari di lavoro sia una buona soluzione. Bonnie Dilber, responsabile del reclutamento presso Zapier, pianifica ancora l’arrivo delle email quando i colleghi tornano dalle vacanze o dai permessi malattia. Tuttavia, ha deciso di limitare l’uso di questa funzione perché ritiene che crei un’immagine falsa di come e quando lavoriamo. “Invece di nascondere gli orari di lavoro agli altri, dovremmo creare una norma di risposta immediata inaspettata”, afferma. “Questo significa rispettare il fatto che le persone vogliono lavorare quando ha senso per loro e avere conversazioni a riguardo”.
Secondo uno studio di Eurofound dell’anno scorso, oltre l’80% dei dipendenti riceve messaggi di lavoro al di fuori del proprio orario di lavoro stabilito e la stragrande maggioranza risponde. Matt Creagh, un lavoratore del dipartimento politico del Trades Union Congress (TUC), ritiene che la programmazione possa contrastare questa “intensificazione del lavoro” riducendo il numero di email. Tuttavia, è preoccupato che possa nascondere problemi più ampi legati al carico di lavoro. “Le persone continuano a lavorare di notte”. Secondo Creagh, i datori di lavoro dovrebbero assicurarsi che i compiti possano effettivamente essere completati durante l’orario di lavoro. Possono anche limitare le aspettative di comunicazione al di fuori dell’orario di lavoro.
Alcune aziende hanno già preso provvedimenti su questa questione. Nel 2012, Volkswagen avrebbe adottato misure per trattenere alcuni email dopo l’orario di lavoro sui server fino al giorno successivo. Le misure recentemente introdotte riguardanti il diritto di disconnessione incoraggiano azioni simili. Il lavoro collaborativo tra i sindacati e i datori di lavoro in Francia sulle politiche per proteggere il tempo libero dei dipendenti ha portato all’implementazione di programmazioni a livello aziendale o avvisi sull’invio di email dopo l’orario di lavoro.
Creagh sottolinea che queste soluzioni non dovrebbero essere un “divieto universale”, ma dovrebbero essere basate su discussioni continue con i dipendenti sulle loro esigenze. Moss ora osserva un miglioramento della comunicazione riguardo alle aspettative per i tempi di risposta alle email tra studenti, colleghi e responsabili che sono più disposti ad adattarsi a queste esigenze. La programmazione non è l’unico modo per offrire supporto in questo ambito, ma aiuta. “I miei amici e io lo usiamo non tanto per creare illusioni sugli orari di lavoro, ma per rispettare le persone con cui collaboriamo”, afferma Moss.
FAQ:
1. Che cos’è la funzione di programmazione degli email?
La funzione di programmazione degli email consente di pianificare l’invio di un messaggio a una specifica data e ora nel futuro.
2. Perché molte persone utilizzano l’opzione di programmazione degli email?
Molte persone utilizzano l’opzione di programmazione degli email perché consente di lavorare in orari non convenzionali pur mantenendo una coerenza negli orari di lavoro e rispettando il tempo libero.
3. Quali sono i vantaggi dell’utilizzo della programmazione degli email?
I vantaggi dell’utilizzo della programmazione degli email includono la possibilità di completare le attività senza creare lavoro aggiuntivo, consentono di avere orari di lavoro diversificati e evitano di creare un’immagine falsa degli orari di lavoro nascondendo l’ora di invio del messaggio.
4. Perché le persone hanno bisogno di opzioni di programmazione nel lavoro da casa?
Durante il lavoro da casa, molte persone lavorano in orari non convenzionali ma vogliono comunque mantenere l’importanza degli orari di lavoro stabiliti. L’opzione di programmazione degli email consente di lavorare in modo flessibile, proteggendo il tempo dei dipendenti e rispettando il loro tempo libero.
5. Perché alcune persone credono che nascondere gli orari di lavoro non sia una buona idea?
Alcune persone ritengono che nascondere gli orari di lavoro utilizzando la programmazione degli email crei un’immagine falsa di come e quando lavoriamo. Invece di nascondere gli orari di lavoro, dovremmo creare una norma di risposta immediata inaspettata e aprirci a comunicazioni sulle preferenze per gli orari di lavoro.
6. Quali sono le preoccupazioni legate all’intensificazione del lavoro al di fuori degli orari di lavoro?
Lo studio di Eurofound ha mostrato che oltre l’80% dei dipendenti riceve messaggi di lavoro al di fuori dell’orario di lavoro stabilito e la maggior parte di loro risponde. Le preoccupazioni sono legate allo squilibrio tra lavoro e vita personale e alle problematiche più ampie del carico di lavoro che si estende oltre gli orari di lavoro standard.
7. Quali azioni hanno intrapreso alcune aziende per limitare le comunicazioni dopo l’orario di lavoro?
Alcune aziende hanno intrapreso azioni per limitare le comunicazioni dopo l’orario di lavoro, ad esempio trattenendo le email inviate dopo l’orario di lavoro sui server fino al giorno successivo. Le recenti normative sul diritto di disconnessione incoraggiano anche azioni simili.
8. Qual è l’importanza della comunicazione e delle discussioni con i dipendenti nel contesto della programmazione degli email?
Le soluzioni legate alla programmazione non dovrebbero essere un divieto universale, ma il risultato di discussioni continue con i dipendenti sulle loro esigenze. Una comunicazione migliorata e un rispetto reciproco tra dipendenti e responsabili riguardo alle aspettative per i tempi di risposta alle email.
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