El Uso Óptimo de las Opciones de Programación de Correos Electrónicos

Muchos jóvenes investigadores, como Stephan Julia Moss, suelen enviar correos electrónicos después del anochecer. Sin embargo, no todos son conscientes de esto porque utilizan la función de programación de correos electrónicos, que permite que los correos escritos a las 11 p.m. lleguen a la mañana siguiente. Para Moss y muchos de sus colegas que trabajan después del horario laboral debido a las necesidades de cuidado de los niños, esta función es invaluable.

A medida que los límites entre el tiempo de trabajo y el tiempo personal se vuelven más flexibles, Moss es una de las muchas empleadas que utilizan soluciones que permiten un funcionamiento flexible sin dejar de respetar su tiempo libre y mantener la consistencia en las horas de trabajo. Si bien los defensores más firmes de las opciones de programación de correos electrónicos reconocen que no es una solución perfecta, creen que permite horas de trabajo variadas sin imponerlas a los demás. Facilita la finalización de tareas sin crear trabajo adicional y permite revisar cualquier error. Un consejo es programar la entrega del correo electrónico unos minutos después de la hora, en lugar de a las 8 a.m., para que el destinatario no se dé cuenta de que fue enviado en un momento no convencional.

Hay una cierta alegría en ordenar una bandeja de entrada desordenada en una noche y luego recibir respuestas bien preparadas de los colegas al día siguiente.

Según la profesora de la London Business School, Dana Cable, el aumento del interés en la programación de correos electrónicos se debe a la pandemia de COVID-19. Las personas comenzaron a trabajar en horarios irregulares desde casa pero aún querían mantener la importancia de las horas de trabajo establecidas. Esto representa un cambio en comparación con los tiempos anteriores a 2020. Un estudio realizado por Cable en 2009 encontró que más personas preferían programar los correos electrónicos para que llegaran después de las 7 p.m. para dar la impresión de que estaban trabajando hasta tarde, aunque no lo estuvieran.

No todos creen que ocultar las horas de trabajo sea una buena solución. Bonnie Dilber, una líder de reclutamiento en Zapier, todavía programa correos electrónicos para que lleguen cuando los colegas regresen de vacaciones o licencia por enfermedad. Sin embargo, ha decidido limitar el uso de esta función porque cree que crea una imagen falsa de cómo y cuándo trabajamos. «En lugar de ocultar las horas de trabajo a los demás, deberíamos crear una norma de respuesta inmediata inesperada», dice. «Esto implica respetar el hecho de que las personas quieren trabajar cuando tiene sentido para ellos y tener conversaciones al respecto».

Según un estudio de Eurofound del año pasado, más del 80% de los empleados reciben mensajes relacionados con el trabajo fuera de su horario de trabajo establecido, y la gran mayoría responde a ellos. Matt Creagh, un trabajador del departamento político del Trades Union Congress (TUC), cree que la programación puede contrarrestar esta «intensificación del trabajo» al reducir la cantidad de correos electrónicos. Sin embargo, le preocupa que esto pueda ocultar problemas más amplios relacionados con la carga de trabajo. «La gente sigue trabajando por la noche». Según Creagh, los empleadores deben asegurarse de que las tareas realmente se puedan realizar dentro del horario de trabajo. También pueden limitar las expectativas de comunicación fuera del horario laboral.

Algunas empresas ya han tomado medidas al respecto. En 2012, Volkswagen supuestamente tomó medidas para que algunos correos electrónicos fuera del horario laboral se mantuvieran en los servidores hasta el día siguiente. Las medidas recientemente introducidas sobre el derecho a la desconexión fomentan acciones similares. La colaboración entre los sindicatos y los empleadores en Francia en políticas para proteger el tiempo libre de los empleados ha dado lugar a la implementación de programaciones a nivel de toda la organización o advertencias sobre correos electrónicos fuera del horario laboral.

Creagh hace hincapié en que estas soluciones no deben ser una «prohibición universal» sino que deben basarse en discusiones continuas con los empleados sobre sus necesidades. Moss ahora ve una mejor comunicación en cuanto a expectativas de tiempo de respuesta de correos electrónicos entre estudiantes, colegas y gerentes que están más dispuestos a adaptarse a estas necesidades. La programación no es la única forma de apoyar en esta área, pero ayuda. «Mis amigos y yo lo usamos no tanto para crear ilusiones sobre las horas de trabajo, sino para respetar a las personas con las que colaboramos», dice Moss.