En el entorno dinámico de hoy en día, la transformación digital se ha convertido en una fuerza impulsora que transforma la forma en que operan muchas industrias. El sector de la EAC no es una excepción. Si bien puede parecer que el cambio hacia la digitalización solo se aplica a los gigantes de la industria, la verdad es que toda empresa puede beneficiarse del poder de la tecnología. La clave es identificar los procesos clave como objetivo principal, establecer objetivos claros, elegir las herramientas óptimas y expandir las operaciones solo después de obtener éxito en estas áreas.
A continuación, presentamos algunos ejemplos periodísticos de cómo se utilizan las herramientas digitales en la industria de la EAC y los beneficios que aportan. Basándonos en historias de éxito reales de los clientes de Fluix, analizamos cómo las soluciones digitales pueden agilizar las operaciones, aumentar la eficiencia y garantizar un futuro más competitivo y sostenible.
1. Digitalización de Documentos
Un proyecto de construcción típico de tamaño mediano implica administrar cientos, si no miles, de documentos individuales, como planos, contratos, permisos, facturas, documentos de seguridad y muchos más. La gestión manual de estos documentos conduce a ineficiencias, pérdida de documentos, problemas de control de versiones y altos costos de impresión y almacenamiento.
Estos problemas se pueden aliviar o incluso evitar por completo mediante un simple proceso de conversión de documentos en papel a formatos digitales. Las herramientas disponibles facilitan este trabajo y los beneficios en productividad son significativos.
Por ejemplo, LUDWIG FREYTAG, un líder alemán en la industria de la construcción, digitalizó varios documentos para mejorar la precisión de las hojas de tiempo y reducir el trabajo administrativo. Además, la introducción de códigos de barras en los documentos de envío de equipos redujo significativamente la necesidad de entrada manual de datos y aceleró la entrega de estos documentos a la oficina. También se ahorró tiempo al permitir que los técnicos llenaran formularios en iPads en el campo, sin necesidad de llevar carpetas pesadas con documentos en papel desde el sitio de construcción hasta la oficina.
De manera similar, Leach Wallace Associates optimizó los procesos en el campo utilizando listas de verificación digitales, lo que contribuyó a un mejor cumplimiento de las regulaciones de seguridad y aumentó la eficiencia en su implementación. En ambos casos, simplemente reemplazar los documentos en papel por documentos digitales en procesos clave mejoró la eficiencia y redujo los costos operativos.
2. Firmas Electrónicas
Firmar documentos es una parte integral de los proyectos de construcción e implica diversos documentos en diferentes etapas: acuerdos previos a la construcción, cambios durante la planificación, documentos de seguridad, pagos, garantías, instrucciones de operación, etc. La firma manual de documentos suele ser un proceso largo.
Imagina tener que firmar, por ejemplo, un contrato de arrendamiento de equipos. Con la firma tradicional, imprimes el documento, lo distribuyes físicamente a las partes involucradas (lo que a menudo lleva tiempo), esperas a que lo firmen y lo envíen de vuelta. Luego tienes que verificar el acuerdo firmado para asegurarte de que todas las firmas estén en su lugar y los términos sean correctos. Esto puede introducir más retrasos.
En cambio, con un proceso de firma electrónica, entregas el documento utilizando una herramienta de firma electrónica. Todos reciben un correo electrónico o notificación con un enlace para acceder a él. Lo revisan y lo firman desde sus dispositivos preferidos, sin necesidad de reuniones físicas. Puedes hacer seguimiento del progreso, sabiendo cuándo ha sido firmado por todos. La velocidad, eficiencia y precisión son mayores, y los costos son más bajos.
Colorado Living, una empresa de servicios de mejora del hogar, se benefició de las firmas electrónicas, ahorrando 1,5 horas al día por cada vendedor y teniendo sus contratos llegando a la oficina en cuestión de minutos en lugar de 24 horas.
Comfort Systems USA, un contratista de HVAC, y Reborn Cabinets, una empresa de remodelación, informaron una mejor experiencia del cliente gracias a las firmas electrónicas, reduciendo el tiempo de respuesta para los contratos y ahorrando costos mediante una menor utilización de papel.
Además de estos beneficios, las firmas electrónicas brindan validez legal, procesos eficientes de archivo e incluso reducen el impacto ambiental en cierta medida.
3. Automatización del Flujo de Trabajo
La automatización completa del flujo de trabajo es el objetivo principal de una gestión efectiva de proyectos. A veces, no es técnicamente posible cuando se trabaja con subcontratistas, clientes y agencias que requieren un enfoque directo. Sin embargo, automatizar procesos clave como inspecciones, control de calidad y aprobaciones puede tener un impacto significativo en la eficiencia operativa.
Cuando Centuri Group, Inc., una empresa de servicios de infraestructura pública, enfrentó retrasos en proyectos y brechas de comunicación, recurrieron a la automatización del flujo de trabajo. La inversión rápidamente valió la pena, mejorando la comunicación y el control sobre los procesos en el campo. También lograron una impresionante reducción del 50-75% en el tiempo de informes anuales y generaron información valiosa a través del análisis de datos.
Su éxito se basó en varios pilares fundamentales. En primer lugar, comenzaron con una estrategia de implementación y un cronograma bien definidos. Su liderazgo apoyó los cambios digitales y priorizó los esfuerzos para garantizar que todos los empleados se adaptaran a las nuevas tecnologías.
En segundo lugar, seleccionaron cuidadosamente un socio tecnológico. El equipo de éxito del cliente y el producto de Fluix, que sirvió como la principal herramienta, brindó el soporte y escalabilidad necesarios, ayudando en la configuración inicial y la capacitación del equipo.
4. Recopilación de Datos Utilizando Aplicaciones Móviles y Tablets
La recopilación de datos en la industria de la EAC respalda diversas funciones como evaluación en el campo, control de calidad, monitoreo de seguridad, análisis predictivo, colaboración de partes interesadas y comunicación.
Cuando se recopilan datos a través de aplicaciones móviles, todo sucede de manera más rápida y precisa. Además de ser una herramienta más conveniente, las aplicaciones aumentan la eficiencia al permitir la entrada y validación de datos en tiempo real, almacenamiento seguro de datos, acceso instantáneo e integración con bases de datos para compartir datos y análisis rápidos.
De historias de éxito, destacamos cómo empresas como LUDWIG FREYTAG, Colorado Living y Centuri Group, Inc. han aprovechado el poder de las herramientas digitales para mejorar su eficiencia operativa en la industria de la EAC. Al adoptar la digitalización, las firmas electrónicas, la automatización del flujo de trabajo y la recopilación de datos móviles, estas empresas han agilizado sus procesos, reducido costos y obtenido una ventaja competitiva en el mercado en constante evolución.
Al aprovechar las herramientas digitales en la industria de la EAC, las empresas pueden impulsar la eficiencia, mejorar la colaboración, reducir costos y lograr un futuro sostenible. Para mantenerse competitivas, es esencial para las empresas en la industria de la EAC adoptar la transformación digital y aprovechar el poder de la tecnología.
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